Upravljanje projektima osigurava kvalitetnije poslovanje i bolju radnu organizaciju. U današnje je vrijeme upravljanje projektima jedna od najvažnijih kompetencija zaposlenika i menadžera. Odgovarajuća znanja i vještine nužne za upravljanje projektima potrebne su u svim poslovnim djelatnostima.

 

 

Što je projekt

Projekt predstavlja aktivnost koja ima definirani opseg (veličina projekta, ciljevi, zahtjevi), resurse (osoblje, oprema, materijal) i novac (troškovi, dobit i nepredvidive situacije). Upravitelj projekta zadužen je za planiranje, organizaciju i provođenje projekta.

Većina projekata ima 5 osnovnih faza koje se tiču različitih postupaka upravljanja projektima.

Upravljanje projektima

Upravljanje projektima nije znanstvena fantastika, ali u većini slučajeva sve upućuje na to. Osnove upravljanja projektima temelj su osnovnih organizacijskih vještina. U stvarnosti, kvalitetno upravljanje projektima omogućuje menadžerima uspješno vođenje cjelokupne organizacije od točke A do točke B. I to na najučinkovitiji i najisplativiji način.

5 faza upravljanja projektima

Procesi upravljanja projektima uglavnom se mogu raščlaniti na zasebne faze koje se provlače od početka pa do kraja projekta. Faze se odnose na:

  1. Inicijacija projekta
  2. Planiranje projekta
  3. Izvedba projekta
  4. Nadzor i kontrola projekta
  5. Zatvaranje projekta

 

Pogledajte sve aktualne edukacije OVDJE

 

Inicijacija projekta

Inicijacija projekta je zapravo službeni početak projekta koji započinje vrednovanjem i odobravanjem ideja za razradu. Tijekom ove faze opisuje se svrha projekta i odobravaju financijska sredstva za korištenje. Inicijacija projekta obuhvaća i ciljeve te resurse kojima bi se trebali moći ostvariti zacrtani ciljevi. Isto tako, treba voditi računa i o dodjeljivanju uloga. Važno je utvrditi potencijalne rizike te redovno provoditi kontrole i pripremati izvještaje.

Planiranje projekta

Planiranje projekta nužno je za uspješno upravljanje zacrtanim projektima. U ovoj fazi se definiraju konkretni ciljevi i opseg projekta. Detaljno se razrađuju sve glavne stavke projekta te projektne aktivnosti. Osobito je važan plan međusobne komunikacije kao i plan upravljanja rizicima. U ovoj se fazi ne smije zaboraviti analizu odnosa vrijeme – trošak – resurs.

Izvedba projekta

Kao što sami naziv govori, tijekom ove faze provode se sve aktivnosti čiji je cilj osigurati uspješnost projekta. Sastoji se od 4 procesa:

  1. Upravljanje kvalitetom
  2. Upravljanje nabavom i ugovaranje
  3. Upravljanje komunikacijama
  4. Upravljanje rizikom

Nadzor i kontrola projekta

Predzadnja faza upravljanja projektima odnosi se na fazu nadzora i kontrole projekta tijekom koje se uspostavljaju standardi, prate rezultati i definiraju povratne veze. Kontrola projekta obuhvaća:

  • Kontrolu cjelokupnog projekta
  • Kontrolu okvirnog projekta
  • Kontrolu terminskog plana
  • Kontrolu troškova
  • Kontrolu kvalitete
  • Kontrolu rizika.

Zatvaranje projekta

Završna faza upravljanja projekta odnosi se na zatvaranje projekta, odnosno provođenje aktivnosti s ciljem zaključavanja projekta. Projekt završava kada je organizacija ostvarila sve ključne rezultate i ostvarila zadane ciljeve.  Faza zatvaranja projekta dijeli se na reviziju projekta i završetak projekta.

Tijekom revizije postavljaju se stvarni dokazi o poslovanju tvrtke. Cilj revizije je utvrditi u kojoj su mjeri ostvareni postavljeni ciljevi, jesu li se prešli ranije postavljeni okviri kojima su se definirala raspoloživa financijska sredstva i sl. Jednostavnije rečeno, revizijom se utvrđuje isplativost projekta.

Završetak projekta označava prihvaćanje krajnjeg proizvoda i prestanak provođenja svih projektnih aktivnosti.

Kako postati i ostati uspješan voditelj projekta

Kako biste i vi u budućnosti uspješno provodili svaki projekt, savjetujemo vam da rezervirate vaše mjesto na seminaru Kako postati i ostati uspješan voditelj projekata. Svi polaznici bit će osposobljeni samostalno upravljati projektima kroz sve njegove faze. Osim toga, naučit će primjenjivati osnovna znanja i razumjeti važnost kvalitetnog međusobnog surađivanja.

Dakle, seminar će vam pomoći kako postati uspješan voditelj projekta, a sukladno tome dobit ćete sva stručna znanja o:

  • Postavljanju ciljeva projekata
  • Izradi plana projekata
  • Uspostavljanju ravnoteže između zahtjeva opsega, vremena i troškova projekata
  • Planiranju, praćenju i vođenju te uspješnom završavanju projekata unutar zadanih okvira
  • Praćenju i kontroliranju procesa kao i o osiguravanju sve potrebne dokumentacije
  • Uspješnom upravljanju komunikacijskim procesima
  • Izbjegavanju uobičajenih pogrešaka koje se tiču vođenja projekata
  • Razumijevanju projektne metodologije.

Ovaj seminar namijenjen je svim članovima projektnih timova u svim djelatnostima i sektorima kao i vlasnicima i upraviteljima tvrtki, institucija i organizacija.

Sadržaj ovog seminara u trajanju od dva dana podijeljen je na nekoliko točaka:

  1. Što je projekt te razlike između projekta, procesa i proizvoda kao i razlike projekta, programa i portfolia
  2. Metodologija upravljanja projekta
  3. Uloga PMO-a te uloga i vještine voditelja projekta
  4. Eventualni čimbenici koji utječu na projekt
  5. Osnovne faze životnog ciklusa projekta
  6. 5 procesnih grupa
  7. Sve o 49 procesa unutar vođenja projekta
  8. 10 područja znanja koja treba znati svaki voditelj projekta
  9. Kreiranje projektne povelje i registra sudionika projekta
  10. Ključne aktivnosti u procesu inicijacije projekta
  11. Kreiranje plana projekta i definiranje opsega projekta
  12. Određivanje terminskog plana
  13. Metodologija procjene trajanja aktivnosti
  14. Kako isplanirati budžet projekta
  15. Kvalitativno i kvantitativno analiziranje rizika
  16. Struktura i planiranje rizika
  17. Izrada plana svih resursa i izrada RACI matrice
  18. Koncepti upravljanja komunikacijom u projektu
  19. Uloga voditelja projekta u fazi izvedbe projekta
  20. Upravljanje projektnim timom i komunikacijom
  21. Eskalacijska matrica
  22. Upravljanje rizicima
  23. Procesi monitoringa i kontrole
  24. Tehnike kontrole opsega, vremena i budžeta-EVM metoda
  25. Kako upravljati promjenama
  26. Procesi zatvaranja projekta
  27. Savjeti i trikovi u vođenju projekata
  28. Proces PMP certifikacije

 

Prednosti učinkovitog upravljanja projektima

Učinkovitije pružanje usluga: upravljanje projektima pruža smjernice za ostvarivanje projekta i postizanje željenih rezultata. Jednom kad naučite kako izbjegavati stvari koje nepovoljno utječu na vašu organizaciju, ostvarivanje svih budućih projekata bit će lakše, jednostavnije i uspješnije.

Veće zadovoljstvo klijenata: pravovremena realizacija projekta utječe na veće zadovoljstvo klijenata. Pametno upravljanje projektima pruža alate koji osiguravaju nastavak kvalitetnog odnosa između klijenta i menadžera.

Rast i razvoj unutar organizacije: pozitivni rezultati i uspješno završeni projekti ukazuju na poštovanje i kvalitetan odnos između svih zaposlenih u tvrtki. Osim toga, isti služe kao nadahnuće za daljnji uspjeh u radu.

Odgovornosti voditelja projekta

Upravitelj odnosno voditelj projekta zadužen je za uspješno planiranje, realiziranje postavljenih ciljeva kao i analiziranje svih stavki uključenih u ostvarivanje projekta.

Točnije, njegove se odgovornosti odnose na:

Planiranje aktivnosti i resursa: planiranje projekta nužno je zbog poštivanja zadanih rokova. Važno je napomenuti da brojni projekti propadaju upravo zbog loše organizacije. Prije svega, voditelj projekta zadužen je za definiranje opsega projekta kao i raspoloživih resursa. Moraju moći procijeniti vrijeme potrebno za provođenje i realizaciju projekta kao i sposobnosti svih članova njegova tima. Nakon toga, voditelj projekta izrađuje sažet i jasan plan provođenja projekta. Pomno mora nadgledati njegov napredak.

Motiviranje svog tima stručnjaka: zahvaljujući jasnim planovima za provođenje projekta, oni potiču sve članove svog tima na ostvarivanje punog potencijala.

Upravljanje vremenom: dobar voditelj projekta mora znati kako postaviti realne vremenske rokove za njegovo ostvarivanje.

Procjena troškova i zadržavanje unutar postavljenih okvira: voditelj projekta mora znati kako ostati unutar ranije postavljenih okvira, kako se ne bi doveo u nepovoljnu situaciju. Čak i da projekt bude ostvaren u očekivanom vremenu, ako je za njegovu realizaciju potrošeno puno više sredstava, isti neće biti toliko uspješan. Zato je važno da je voditelj projekta upoznat s proračunom te da unaprijed definira sve stavke na koje ga planira koristiti.

Ostale zadaće voditelja projekta tiču se:

  • Analize i upravljanja rizikom
  • Praćenje napretka
  • Upravljanje projektnom dokumentacijom

Usvajanje i primjena odgovarajućih tehničkih standarda i strategija